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2015年8月1日

  • マイナンバーのこと

中小規模事業者のためのマイナンバー対策➃~マイナンバーの取得~

こんにちは。今日は、いよいよ足利の花火大会。私も子供と共に行く予定にしています楽しみです。

昨晩はその前夜祭(!?)で、友人と、足利の猫又屋さんへ。私は今、その友人に勧められてウィスキーの勉強中なのですが、昨日はマスターに三回目の講義をしていただきました。

スコットランドの地図を広げて、地域とウィスキーの味の特色の説明をしていただいたのち、クライヌリッシュ と、キルケランをハイボールで。

キルケランのハイボールは、香りもよくて、アルコールも強すぎず、本当においしくてびっくりしました!

そして最後は、カクテル「東京スカイツリー」
こちらは、今全国の居酒屋さんで飲まれているのですが、もともとは猫又屋さんが依頼をうけて創作したものだそうです。

大人な夜でした。

マスターの公式HP
↓ ↓
http://www.hirohitoarai.jp/

IMG_2137

さて、前置きが長くなりましたが、本日はマイナンバーの「取得」についてお話ししたいと思います。

【今日の注意事項】
マイナンバーは法令で定められた場合以外に、取得することができません

(1) 取得する相手

マイナンバーは、法律で定められた場合にしか、提供を要求できません。

事業者にとっての法律で定められた場合とは、主に

・税務関係の書類(法定調書、年末調整関係、申請書・届出書関係)
・社会保険関係書類(雇用保険・健康保険・厚生年金保険関係)

を提出する場合の事です。書類(帳票)によって施行日は異なりますが、これらの書類には今後、マイナンバーを記入して提出することになります。

従いまして、マイナンバーの提供を求める相手は、

⓵ 従業員とその扶養家族
※アルバイトを含みますし、日本に住民票を置く外国人も含みます。
➁ 個人の支払先
※ 原稿の執筆料、講演の謝金、税理士・弁護士・社会保険労務士などに支払う報酬、不動産の使用料など

となります。

(2)取得する時期

事業者は、法律で定められたマイナンバーを使用する事務を行うために必要があるときに、マイナンバーの提供をもをめることになります。しかしながら、必要な時になって、大量のマイナンバーを集めることは難しいことです。したがって、

本人との関係で本人のマイナンバーを利用する事務の発生が予想されるときには、その事務の発生が予想できた時点で、マイナンバーの提供を求めることができると解されています。

それは例えば、ガイドラインによると、

・雇用契約の締結時点
・土地の賃貸借契約書締結時点
(但し、賃料の金額が支払調書作成不要であることが明らかな場合は除きます。)

です。

(3) 利用目的の特定・通知・公表

マイナンバーを取得する際には、あらかじめ、利用目的を特定し、通知・公表しなければならないとされています。※1

利用目的の特定・・・・一般的かつ合理的に予想できる程度に特定されていればよく、
将来個人番号を利用すると予想される事務を利用目的に含めて
おくこともできます。
(例)源泉徴収に関する事務、個人住民税に関する事務、雇用保険関係事務 etc

通知・公表の方法・・・従業員、支払先へのレターの発送、就業規則への明記

※1法律上の、利用目的の特定・通知・公表義務は、個人情報保護法上の個人情報取扱事業者(個人情報データベースなどを事業の用に供している者であって、保有する個人情報が5000件を超える事業者)を対象としていますが、それ以外の中小規模事業者においても、この規定に沿って行動することが好ましいとされています。

(!)事業者は、社員の管理のために、個人番号を社員番号として利用することはできません。また、個人番号をアルファベットに読み替えるという方法に従って、個人番号をアルファベットに置き換えた場合であっても、当該アルファベットは「個人番号に該当する」とされ、利用することを禁止されています。

何か問題が生じたときには、「どこまで注意義務を果たしていたか」というところを見られますので、個人情報取扱事業者に該当しなくても、利用目的の特定、通知・公表は実施したいところです。

(4)厳格な本人確認義務

番号法及びガイドラインでは、不正使用によるなりすましを防ぐために、マイナンバーの提供を受ける際に厳格な本人確認義務を課しています。
その方法は、

⓵本人から提供を受ける場合

・ 個人番号カードの提供

・ 通知カード又は住民票 + 運転免許証等写真付きの身分証明書

※ 写真付きの身分証明書の提示が難しい時は、
通知カード又は住民票+健康保険の被保険者証、年金手帳など2以上の書類の提示

➁代理人から提供を受ける場合

・代理人確認書類 + 代理人の身元確認書類 +本人の番号確認書類

非常にシンプルに、本人確認方法について説明しましたが、番号法、規則、政令、国税分野における本人確認方法では、身元確認書類に写真付き身分証明書が提示できない場合について、「○○がない場合には××」というように、何重にも、本人確認をする方法を定めています。それだけ、提供された番号が、真に本人のものであるのかの確認は、重要だということです。

また、提供の方法は、上記のほかに、オンラインによる方法、電話による方法もあります。(但し、電話による方法は初回の提供方法としては使用できません。)

※ 個人番号の提供を行う者と雇用関係にある等の場合には、人違いでないことがあきらかであると事業者側が認める場合には本人または代理人の身元確認は不要であるとされていますが、これは、入社時に前記のような方法で身元確認を行っている場合や、2回目以降に個人番号を受け取る場合で1回目に前記のような方法で身元確認を行っていることが前提になります。

マイナンバーの取得だけでも、注意しなければならないことがたくさんありますね。次回は、「利用・提供」についてお話ししたいと思います。

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