中小規模事業者のためのマイナンバー対策➅～保管・廃棄～

おはようございます。ここ数日、気温が２、３度低くなり、ぐっと過ごしやすくなった感じがしています。もうすぐ、お盆ですね。

昨日、夏季休業のお知らせをFBにアップしましたが、当事務所はお盆期間は１５日（土）まで通常営業し、１６日（日）～１８日（火）をお休みとさせていただきますので、よろしくお願いします。

さて、マイナンバーの６回目。今日は、保管・廃棄についてお話ししたいと思います。

【今日の注意事項】
マイナンバーは、必要な事務が終了し、保存期間を経過したら、速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

つまり、保管期間を過ぎて、マイナンバーの記載された書類を保管しようと思ったら、そのうちのマイナンバーの部分はしっかり、削除しておかなければいけないということです。

ガイドラインでは、たとえば、

・事業者は、給与の源泉徴収事務を処理する目的で、従業員等の個人番号を保管することができるが、一方、従業員等の営業成績等を管理する目的で、従業員等のマイナンバーを保管することができない。

とか、

・雇用契約等継続的な契約関係にある場合には、マイナンバーを含む情報を継続的に保管できるし、従業員等が休職している場合には、復職が未定であっても、雇用契約が継続しているので、マイナンバーを含む情報を継続的にも保管できる

など、継続して保管できる場合についても解説しています。

したがって、システムによりマイナンバーを管理する場合には、廃棄までを考えたシステムの導入を考えなければなりませんし、紙ベースで管理する際には、年度ごとにファイリングするなどして、廃棄・削除を速やかに行えるような保管体制を作らなければなりません。

また、これらの作業を、委託している場合には、委託先が確実にマイナンバーを含む情報を削除又は廃棄したことを証明書等によって確認しなければなりません。

保管期間を過ぎたマイナンバーを、廃棄することなく保管し、これが悪用されたり、漏えいしたときには、当然事業者が責任を問われることになりますので、「うっかり」保管していたということがないように、注意をしてください。