中小規模事業者のためのマイナンバー対策➄～利用・提供～

おはようございます。

昨日は、PTAの仕事で、子供の中学校に行ってきました。

今、自分自身が中学生の時の剣道部の同窓会を開こうと友人と企画しているのですが、同級生とは順調につながっていくものの、なかなか先生にたどり着かず、子供の中学校の先生に、この機会に聞いてみることにしました。

すると、先生方の多くが、その剣道部の顧問の先生の事を御存じで、連絡していただけることに。よかった。これで、同窓会が開けそうです。

さて、本日はマイナンバー対策の5回目。利用・提供について。

【今日の注意事項】
マイナンバーはたとえ本人の同意があったとしても法令で定められた事務以外で、利用・提供することができません

番号法と個人情報保護法は、密接にかかわっているのですが、「本人の同意があったとしても」利用・提供が制限されることは、番号法と個人情報保護法の大きな違いです。

それでは利用・提供におけるガイドラインの記載をいくつか紹介したいと思います。

（１）利用

〈個人番号を社員番号として利用することを禁止〉
マイナンバーをアルファベットに読み替えるという法則にしたがって、個人番号をアルファベットに置き換えた場合であっても、当該アルファベットはマイナンバーにがいとうすることになります。

〈一度提供を受けたマイナンバーを翌年以降の書類作成に利用する〉
・前年に提供を受けた従業員のマイナンバーは、その際に通知した利用目的の範囲であれば、同一の雇用契約に基づいて発生する翌年以後の事務にも利用することができる。

・退職者について、再雇用契約が締結された場合、前の雇用契約の際に提供されたマイナンバーは、その際に通知された利用目的の範囲内であれば、後の雇用契約に基づく事務に利用することができる。

・前の講演契約を締結した際に、講演料の支払いに伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務のために提供を受けたマイナンバーについては、後の契約に基づく講演料の支払いに伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払い調書作成事務のために利用数rことができる。

！注意！
上記のような事由で前に提供を受けたマイナンバーを、その際に通知した利用目的以外で、翌年以降に利用する際は、「利用目的を変更して」本人に通知等をしなければ、そのまま利用することはできません。

但し、激甚災害時に金融機関が金銭の支払いを行う場合や、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり又は本人の同意をえることが困難である場合には、例外的に利用目的を超えた利用をすることができるとされています。

（２）提供

提供とは、法的な人格を超えるマイナンバーを含む情報の移動を意味し、同一法人内部での移動は「提供」ではなく「利用」にあたるため、提供の制限規定ではなく、利用の制限規定に従うことになります。

〈利用にあたる例 〉
例えば、営業部で収集し保管しているマイナンバーが、営業部庶務課を通じて、給与所得の源泉徴収票を作成する目的で経理部に提出された場合には、「提供」にはあたらず、法令で認められた「利用」になります。

〈提供にあたる例〉
一方、A株式会社から、A株式会社の子会社B株式会社にマイナンバーが移動する場合は、たとえ同じ系列の会社間であっても、法人格を超えた移動になるため、「提供」に該当し、提供制限の規定に従うことが必要になります。

従って、ある従業員が、A㈱からB㈱に出向又は転籍で移動し、B株式会社が給与支払者になった場合には、A・B間で勝手にマイナンバーの受け渡しをすることはできず、原則として、B株式会社は改めて本人からマイナンバーの提供を受けなければならないことになるのです。

ただし、同じ系列の会社間で従業員等の個人情報を共有データベースで保管しているような場合もあると思いますので、その際には、マイナンバーは従業員等が現在就業している会社のファイルにのみ登録し、他の会社が当該個人番号を参照できないようなシステムを採用しているのであれば、共有データベースに個人番号を記録することは可能であると解されています。

〈共有データベースの利用によるマイナンバーの移動〉

また、前記の出向または転籍の事例では、本人が、共有データベースに記録されたマイナンバーを本人の意思で出向先に移動させる方法をとれば、本人が新たにマイナンバーを出向先に提供したものとみなされて、違反とならないと解されているので、そのようなオペレーションのできるシステム構築をすれば、共有データベースを利用してマイナンバーを速やかに移動させることも可能だと思われます。

それでは、次回は「保管・廃棄」についてお話ししたいと思います。